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Das papierlose Büro – leichter als gedacht!

Neben dem Nachhaltigkeitsaspekt spart man enorme Kosten und Zeit. Durch neue Gesetze war es tatsächlich einfacher umzusetzen, als befürchtet! Ein Bericht:

Ok, 100 % papierlos zu sein ist Utopie, natürlich. Aber jedes Blatt zählt, finden wir. Vor einem halben Jahr wurde deshalb die Reduktion von Papier in einem Team-Meeting priorisiert. Alle Mitarbeiter wurden dazu angehalten, zu überlegen, zu prüfen und sich einzubringen.

Von da an ging alles sehr schnell. Immer wieder stellte man sich die Frage: Wieso machen wir das/dies eigentlich immer noch so? Diese Liste / jenes Formular müssten doch nun wirklich nicht mehr ausgedruckt werden, oder?

Aufbruchstimmung ging durchs Team, jeder war Teil einer nachhaltigen Veränderung, die im Kleinen begann, aber schließlich auf alle Standorte übertragen werden konnte.

Natürlich galt es auch, Dinge zu prüfen, die uns noch vor einem Jahr gesetzlich vorgeschrieben worden waren. Z.B. das Sepa-Formular, welches durch eine Änderung der Gesetze nun nicht mehr im Original vorliegen muss. Eine elektronische Unterschrift sei ausreichend, wie uns unsere Bank nach Rücksprache versicherte.

Erstaunlich aber blieb, wie oft wir vom Steuerbüro, von der Bank oder dem IT-Support das Feedback erhielten: "Ja, das geht, das können Sie so auch machen, natürlich!"

Diese Woche nun wurden ein Unterschriftenpad sowie ein Bildschirm für die Kunden eingerichtet, zunächst an einem PC - als Prototyp. Vorbei die Zeiten des doppelten Ausdruckes der Verträge und der Hochglanzmappen mit Visitenkarten. Selbst Quittungen werden nun per Mail verschickt.

Es fühlt sich noch ungewohnt an, aber die Resonanz der Kunden ist durchweg positiv. Das Handy ist schnell gezückt, die Mail von uns wird oft direkt geöffnet und geprüft. Der zweite Bildschirm dient der Besprechung von Details im Großformat. Beachtlich: ca. 95 % der Kunden wünschen nach Rückfrage keine zusätzlichen Ausdrucke zu erhalten. Mehr noch, sie winken ab und sind dankbar, kein Papier mehr mit nach Haus zu tragen und unnötig zu verschwenden.

Fazit: Wir alle fühlen uns nun hochmodern, sparsam, nachhaltig und haben täglich ein super-gutes Gefühl bei der neuen Form der digitalen Erstellung von Rechnungen, Verträgen und diversen Unterlagen.

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